Perkhidmatan Kaunter Mesra Pelanggan
Kemudahan Yang Disediakan Untuk Keselesaan Pelanggan Semasa Berurusan Di Pejabat Majlis:-
1. MENYEDIAKAN RUANG KAUNTER YANG LUAS DAN BILANGAN KAUNTER YANG MENCUKUPI
-Rekabentuk dalaman yang mesra pelanggan, unik dan menarik.
-Terdiri daripada 15 Kaunter iaitu :
- 1 Kaunter Khidmat Pelanggan
- 7 Kaunter Bayaran (Termasuk 1 Kaunter Khas )
- 1 Kaunter Semakan Lesen
- 1 Kaunter Kompaun
- 3 Kaunter Semakan Pelbagai
- 1 Kaunter Ahli Majlis Bertugas
- 1 Kaunter “Floor Manager”
-Kewujudan 15 kaunter ini dapat menampung orang ramai yang berurusan walaupun pada waktu sibuk.
2. MENYEDIAKAN KAUNTER KHAS (KAUNTER 1)
-Untuk memberi perkhidmatan kepada
- WARGA EMAS,
- GOLONGAN KURANG UPAYA,
- IBU-IBU MENGANDUNG
- KES-KES KECEMASAN.
-pelanggan tidak perlu mengambil nombor sebaliknya boleh terus berurusan.
-Kaunter tersebut digunakan untuk melayan pelanggan-pelanggan biasa sekiranya TIADA KES DI ATAS.
3. MEMBUKA KAUNTER PADA WAKTU REHAT
-Dibuka pada waktu rehat tengahari iaitu dari jam 1.00 hingga 2.00 petang.
-Selain dari masa perkhidmatan biasa mulai jam :
- 8.00 Pagi – 4.30 Petang (Isnin – Khamis)
- 8.00 pagi – 12.15 tengahari (Jumaat)
- 2.00 petang hingga 4.30 petang (Jumaat)
-Langkah ini adalah untuk memudahkan orang ramai yang bekerja berurusan pada waktu tersebut.
4. MEMBUKA KAUNTER TAMBAHAN SEWAKTU MASA PUNCAK
-Dilaksanakan pada bulan Januari – Februari dan Julai – Ogos.
-Kaunter Bayaran ditambah sehingga menjadi 7 kaunter bebanding 3 kaunter dalam keadaan biasa.
5.MENGGUNAKAN SISTEM GILIRAN VIRTUAL QUEUE SYSTEM (VQS)
Waktu menunggu dan berurusan ditetapkan –Jika waktu melebihi had, amaran akan diberi melalui komputer utama di bilik ‘Floor Manager’ dan petugas berkenaan akan dimaklumkan oleh ‘Floor Manager’ agar mempercepatkan urusan.
- Tempoh masa menunggu dan masa berurusan pelanggan di setiap kaunter dapat dilihat.
- Pelanggan hanya perlu mengambil satu nombor untuk urusan semakan dan bayaran.
- Pelanggan yang menunggu giliran boleh menjamu selera atau berehat di kafeteria kerana skrin VQS juga disediakan di situ.
6.PERLAKSANAAN SISTEM ‘FLOOR MANAGER’
-MEMASTIKAN PERJALANAN KAUNTER SENTIASA LANCAR DAN MESRA.
-MASALAH YANG TIMBUL DAPAT DISELESAIKAN DENGAN CEPAT.
-RUANG ORANG RAMAI MEMBUAT ADUAN MENERUSI ‘FLOOR MANAGER’ TERSEBUT
-MEMANTAU SKRIN VIRQUEUE SETIAP MASA DAN MENGAMBIL TINDAKAN MEMASTIKAN SEBARANG MASALAH DI KAUNTER
7.MENYEDIAKAN KEMUDAHAN KOMUNIKASI PELANGGAN DI KAUNTER
-MAKLUMBALAS PELANGGAN MELALUI :
- “FLOOR MANAGER”
- BORANG PENILAIAN PELANGGAN
- BORANG CADANGAN
- BORANG ADUAN AWAM
- PETI CADANGAN
-BAHAN-BAHAN BACAAN/RUJUKAN MAJLIS SEPERTI :
- INFO MPM
- MAJALAH BULETIN SUARA PERMAI
- RISALAH-RISALAH JABATAN
- SURAT KHABAR
-KEMUDAHAN MELAYARI INTERNET
- E – ADUAN, FORUM,
- DOWNLOAD BORANG-BORANG
- PEMBAYARAN ONLINE DI KIOSK
8.PEMBAYARAN SECARA ELEKTRONIK
-Kemudahan Pembayaran secara Kad Kredit dan Debit di Kaunter,
-Bil-bil Majlis boleh dibayar menggunakan perkhidmatan perbankan elektronik iaitu :-
maybank2u.com, mbfcard.com dan Bank Islam.biz.com.
9.MENYEDIAKAN KEMUDAHAN ASAS UNTUK PELANGGAN KAUNTER
Memastikan orang ramai yang berurusan sentiasa selesa seperti penunjuk arah yang jelas, tempat letak kereta, kafeteria yang luas dan berhampiran kaunter.
Untuk memelihara kepentingan golongan kurang upaya, petak khas tempat meletak kereta turut disediakan.